Contrato de encargo de datos
Borrador: este texto debe revisarlo un abogado antes de ofrecer el servicio.
Versión 1 · 31 de octubre de 2026. Este contrato es parte de los Términos del servicio de Mr. Bot y regula cómo («nosotros», el encargado) trata los datos personales de los pacientes por cuenta de cada clínica o profesional que usa el servicio («tú», el responsable), según el artículo 15 bis de la Ley 19.628, en el texto que le da la Ley 21.719.
1. Objeto y duración
Te prestamos el software de agenda, ficha clínica, cobros, reserva online y recepcionista con inteligencia artificial. Para eso tratamos los datos de tus pacientes solo por encargo tuyo. El encargo dura lo mismo que tu cuenta, y después el tiempo necesario para devolverte y borrar los datos como dice el punto 9.
2. Finalidad
Tratamos los datos solo para prestarte el servicio, mantenerlo seguro y darte soporte. No los usamos para fines propios, no los vendemos, no los usamos para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial, y no los comunicamos a terceros, salvo a los subencargados del punto 6 o cuando una ley o una autoridad competente nos obligue (en ese caso te avisaremos, si la ley lo permite).
3. Datos y titulares
- Titulares: tus pacientes y, cuando corresponda, sus apoderados o representantes; las personas que reservan hora o escriben a la recepcionista; y los usuarios de tu equipo.
- Datos: identificación y contacto; citas, pagos y presupuestos; la ficha clínica y sus documentos, consentimientos y escalas; los mensajes de WhatsApp y de la reserva online; el registro de accesos.
- Los datos de salud son datos sensibles y los tratamos con ese cuidado.
4. Tus instrucciones
Tus instrucciones son las que das al usar el servicio: lo que registras, a quién das acceso, qué mensajes automáticos activas y qué descargas o borras. Si una instrucción nos pareciera contraria a la ley, te lo diremos.
5. Confidencialidad y seguridad
- Quienes trabajan con nosotros están obligados a guardar secreto sobre los datos, también después de dejar de hacerlo, y solo acceden a ellos cuando hace falta para prestar el servicio o darte soporte.
- Aplicamos medidas acordes al riesgo: conexiones cifradas, claves guardadas con hash, sesiones que vencen, separación de los datos de cada clínica, permisos por rol, registro de accesos que no se puede editar ni borrar, y respaldos diarios cifrados guardados fuera del servidor.
6. Subencargados
Nos ayudan estos proveedores, que tratan datos solo para la parte del servicio que les toca y bajo obligaciones de protección equivalentes a las de este contrato:
| Proveedor | Dónde | Para qué |
|---|---|---|
| Vultr | Chile (Santiago) | Servidores de la aplicación y de la base de datos. |
| Cloudflare | Estados Unidos y su red mundial | Conexión segura a la aplicación y almacenamiento de los respaldos, que van cifrados: Cloudflare no puede leerlos. |
| Amazon Web Services (SES) | Estados Unidos | Envío de correos: confirmaciones, recordatorios y avisos. |
| DeepInfra | Estados Unidos | Inteligencia artificial que redacta las respuestas de la recepcionista y del asistente de soporte a partir del texto de cada conversación. En los centros de kinesiología, también lee las fotos que los pacientes mandan por WhatsApp para reconocer las órdenes médicas y registrar sus datos (médico, especialidad, fecha, número de sesiones y diagnóstico). Los PDF no los lee. |
| Meta (WhatsApp Business) | Estados Unidos y su red mundial | Envío y recepción de mensajes de WhatsApp. |
Algunos tratan datos fuera de Chile. Si sumamos o cambiamos un subencargado, actualizaremos esta lista y te avisaremos por correo o en la aplicación, con tiempo para que puedas oponerte o cerrar tu cuenta.
7. Pedidos de tus pacientes
Te damos las herramientas para responder los pedidos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo de tus pacientes dentro del plazo legal: el registro de pedidos con sus plazos, la descarga de la ficha completa, la edición de los datos y el registro de los consentimientos. Si un paciente nos escribe a nosotros, te lo derivamos sin demora.
8. Incidentes de seguridad
Si detectamos un incidente que afecte los datos de tus pacientes, te avisamos sin dilaciones indebidas, por correo y en la aplicación, con lo que sabemos: qué pasó, qué datos se vieron afectados, sus posibles consecuencias y las medidas que tomamos. Así puedes reportarlo a la Agencia de Protección de Datos Personales y avisar a tus pacientes, como exige el artículo 14 sexies. Te ayudamos con la información que necesites para hacerlo.
9. Al terminar
Puedes descargar todos tus datos cuando quieras, también con la suscripción vencida. Si cierras tu cuenta, la conservamos 90 días para que puedas descargar tus datos o reabrirla. Después la borramos de forma definitiva, y las copias de respaldo cifradas se borran solas dentro de los 35 días siguientes. Solo conservamos los registros de pago de tu suscripción.
10. Tus obligaciones
Como responsable, debes contar con la base legal para tratar los datos de tus pacientes, informarles cómo los tratas (tu política queda publicada en una página de tu consulta o clínica en Mr. Bot, que puedes completar), responder sus pedidos y dar a tu equipo solo los accesos que necesita.
11. Revisión y responsabilidad
Te entregamos la información razonable que necesites para comprobar que cumplimos este contrato. Si usáramos los datos para otra finalidad o los comunicáramos sin tu autorización, responderemos como si fuéramos el responsable de ellos, como dispone la ley.
12. Cambios
Si cambiamos este contrato, publicaremos la nueva versión aquí y te pediremos aceptarla en la aplicación.